Fassung vom 25. Oktober 2026 · bisherige Fassung (April 2026)
(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (im Folgenden „AGB“) gelten für alle Verträge zwischen
Daniel Kinas - Kinas-IT
Büscherweg 43, 58566 Kierspe
E-Mail: hallo@schulwirken.de
(im Folgenden „Anbieter“) und dem Kunden (im Folgenden „Kunde“) über die Nutzung der Software Schulwirken.
(2) Kunde im Sinne dieser AGB ist ausschließlich der Träger einer Schule oder eine der Schule zugeordnete Organisation (z. B. Schulförderverein), die Schulwirken für den eigenen, nicht-kommerziellen Schulbetrieb einsetzt. Handelt die Schulleitung einer nicht rechtsfähigen Schule, schließt sie den Vertrag im Namen des Schulträgers. Eine Nutzung durch Privatpersonen oder für andere Zwecke ist nicht Gegenstand dieser AGB.
(3) Entgegenstehende oder abweichende Bedingungen des Kunden werden nicht anerkannt, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu.
(4) Schließen die Parteien zusätzlich einen gesonderten Vertrag (insbesondere einen Softwareüberlassungsvertrag mit Vertrag über die Auftragsverarbeitung), gelten diese AGB ergänzend. Bei Widersprüchen gehen der gesonderte Vertrag und der Vertrag über die Auftragsverarbeitung diesen AGB vor.
(1) Schulwirken ist eine webbasierte Plattform für die Organisation und Kommunikation einer Schule (unter anderem Elternkommunikation, Kalender, Stundenplan, Klassenbuch, Abwesenheiten und Elterneinsätze). Den jeweils aktuellen Funktionsumfang und die kostenpflichtigen Zusatzmodule (Add-ons) beschreibt die Website des Anbieters. Der Anbieter stellt die Software je nach gewähltem Plan als gehosteten Dienst (SaaS) oder als lizenziertes Docker-Image zur Eigeninstallation (Self-Hosted) bereit.
(2) Die Darstellung der Tarife auf der Website ist kein bindendes Angebot. Mit der Bestellung in der Anwendung, per E-Mail oder durch Unterzeichnung eines Vertrags gibt der Kunde ein verbindliches Angebot ab. Der Vertrag kommt zustande, wenn der Anbieter die Bestellung in Textform bestätigt oder die bestellte Leistung freischaltet.
(3) Erklärungen zum Vertrag, insbesondere die Annahme von Vertragsunterlagen, Nachträgen und neuen Fassungen des Vertrags über die Auftragsverarbeitung, kann der Kunde auch in der Anwendung abgeben (Bereich „Verträge“ der Verwaltung). Dazu gibt eine Person mit Administratorrechten ihren Namen und ihre Funktion an und bestätigt, für den Kunden handeln zu dürfen. Der Anbieter speichert das angenommene Dokument mit Zeitpunkt, Person und Prüfsumme und sendet der annehmenden Person eine Bestätigung mit dem Dokument per E-Mail. Eine so abgegebene Erklärung genügt der Textform. Der Kunde sorgt dafür, dass Administratorrechte in Schulwirken nur Personen erhalten, die ihn insoweit vertreten dürfen, oder teilt dem Anbieter in Textform mit, dass er Erklärungen nur auf anderem Weg abgibt.
(4) Bei einer Bestellung in der Anwendung wählt der Kunde Tarif und Add-ons, prüft im Bestelldialog die Positionen und kann sie bis zum Absenden ändern oder den Dialog abbrechen. Mit dem Absenden gibt er sein Angebot nach Abs. 2 ab; der Anbieter bestätigt den Eingang unverzüglich per E-Mail mit den Positionen. Der Anbieter speichert die Bestellung. Die bei Vertragsschluss geltende Fassung dieser AGB bleibt unter schulwirken.de abrufbar und kann gespeichert und ausgedruckt werden. Vertragssprache ist Deutsch.
Der Anbieter stellt Neukunden eine kostenlose Testversion für einen Zeitraum von 60 Tagen zur Verfügung. Die Testversion umfasst den vollen Funktionsumfang einschließlich der Add-ons für bis zu 300 Schüler (Eltern und Lehrkräfte unbegrenzt).
Nach Ablauf der 60 Tage wechselt der Zugang in den Lesezugriff-Modus: Die Daten bleiben einsehbar, können aber nicht mehr geändert werden. Es entsteht kein automatischer kostenpflichtiger Vertrag. Bucht der Kunde innerhalb von 30 Tagen nach Ablauf keinen kostenpflichtigen Plan, löscht der Anbieter die Testversion mit allen Daten.
Ein Anspruch auf Verlängerung der Testversion besteht nicht.
Die Testversion kommt zustande, wenn der Kunde das Formular der Testversion absendet und dabei diese AGB und den Vertrag über die Auftragsverarbeitung für die Testversion (Ziffer 9) annimmt. Während der Testversion haftet der Anbieter abweichend von Ziffer 8 Abs. 2 nicht für leichte Fahrlässigkeit.
(1) Der Anbieter stellt dem Kunden Schulwirken als gehosteten Dienst unter
app.schulwirken.de bereit. Der Dienst umfasst Hosting, automatische
Updates, tägliche Backups und HTTPS-Verschlüsselung. Die Infrastruktur
befindet sich auf deutschen Servern (netcup GmbH, Rechenzentrum Nürnberg).
(2) Der Anbieter entwickelt Schulwirken fortlaufend weiter. Er darf Funktionen ergänzen und aus triftigem Grund ändern oder durch gleichwertige ersetzen, insbesondere wegen technischer Weiterentwicklung, zur Verbesserung der Sicherheit, wegen einer Änderung der Rechtslage oder weil ein Dienst Dritter entfällt, soweit der vereinbarte Leistungsumfang im Wesentlichen erhalten bleibt und die Änderung für den Kunden zumutbar ist. Neue Funktionen, für die Schulwirken neue Arten personenbezogener Daten verarbeitet oder Daten an neue Empfänger übermittelt, bleiben für die Schule ausgeschaltet, bis der Kunde sie einschaltet; das Einschalten gilt als Weisung nach dem Vertrag über die Auftragsverarbeitung. Fällt eine wesentliche Funktion ersatzlos weg, teilt der Anbieter das mindestens sechs Wochen vorher in Textform mit; der Kunde kann den Vertrag dann bis zum Ablauf eines Monats nach dem Wegfall in Textform mit sofortiger Wirkung kündigen.
(1) Der Vertrag beginnt mit der Freischaltung der bestellten Leistung, soweit kein anderer Beginn vereinbart ist. Vertragsjahr ist das Schuljahr vom 1. August bis 31. Juli. Die erste Laufzeit endet am 31. Juli des Schuljahres, in dem der Vertrag beginnt. Beginnt der Vertrag zwischen dem 1. Mai und dem 31. Juli, endet die erste Laufzeit am 31. Juli des folgenden Kalenderjahres; die Nutzung bis zum 31. Juli des Jahres des Vertragsbeginns ist kostenfrei.
(2) Der Vertrag verlängert sich jeweils um ein weiteres Schuljahr, wenn er nicht nach Ziffer 4.3 gekündigt wird.
(3) Eine monatliche Zahlungsweise kann im Einzelfall vereinbart werden; sie ändert Laufzeit und Kündigungsfristen nicht.
(1) Der Kunde kann den Vertrag mit einer Frist von drei Monaten zum Ende des Schuljahres (31. Juli) kündigen; die Kündigung muss dem Anbieter also bis zum 30. April zugehen. Die Kündigung erfolgt in Textform, zum Beispiel per E-Mail an hallo@schulwirken.de.
(2) Der Anbieter kann den Vertrag mit einer Frist von sechs Monaten zum Ende eines Schuljahres (31. Juli) in Textform ordentlich kündigen.
(3) Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
(4) Endet der Vertrag vor Ablauf eines im Voraus bezahlten Zeitraums, erstattet der Anbieter das Entgelt für jeden vollen Monat nach Vertragsende, wenn (a) der Anbieter ordentlich oder aus einem Grund kündigt, den der Kunde nicht zu vertreten hat, (b) der Kunde aus wichtigem Grund kündigt, oder (c) der Kunde nach Ziffer 4.1 Abs. 2 (Wegfall einer Funktion), Ziffer 6.3 (Preisänderung), Ziffer 6.4 (Umsatzsteuer) oder Ziffer 11 Abs. 4 (Übertragung) kündigt. In den übrigen Fällen, insbesondere bei außerordentlicher Kündigung durch den Anbieter aus einem vom Kunden zu vertretenden Grund, erfolgt keine Erstattung.
(5) Ist der Kunde weder Unternehmer noch juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, gilt abweichend von Ziffer 4.2 Abs. 2 und Ziffer 4.3 Abs. 1: Die erste Laufzeit kann mit einer Frist von einem Monat zu ihrem Ende gekündigt werden. Danach verlängert sich der Vertrag auf unbestimmte Zeit und kann jederzeit mit einer Frist von einem Monat gekündigt werden; das Entgelt für volle Monate nach Vertragsende erstattet der Anbieter.
(1) Maßgeblich für den Tarif ist die Zahl der aktiven Schülerdatensätze in Schulwirken; abgegangene Schülerinnen und Schüler zählen nicht mit. Konten für Lehrkräfte und Erziehungsberechtigte sind unbegrenzt enthalten.
(2) Überschreitet die Schülerzahl die Grenze des gebuchten Tarifs, weist der Anbieter den Kunden in der Anwendung darauf hin. Bis 10 % über der Grenze bleibt die Nutzung uneingeschränkt; darüber hinaus können weitere Schülerdatensätze erst nach Buchung des passenden Tarifs angelegt werden. Wechselt der Kunde im laufenden Schuljahr in einen höheren Tarif, berechnet der Anbieter den Unterschiedsbetrag anteilig ab dem Monat, der auf den Wechsel folgt.
(3) Für das folgende Schuljahr gilt der Tarif, der zur Schülerzahl am 1. März passt; liegt sie innerhalb der Toleranz nach Abs. 2, bleibt der bisherige Tarif. Ergibt sich ein anderer Tarif (höher oder niedriger), teilt der Anbieter dies dem Kunden bis zum 31. März in Textform mit. Der Kunde kann dann nach Ziffer 4.3 Abs. 1 bis zum 30. April kündigen. Unterbleibt die Mitteilung, gilt für das folgende Schuljahr der bisherige Tarif fort.
Add-ons können jederzeit hinzugebucht werden. Sie werden für das laufende Schuljahr anteilig berechnet (Ziffer 6.2) und teilen danach Laufzeit und Verlängerung des Vertrags. Einzelne Add-ons kann der Kunde mit der Frist nach Ziffer 4.3 Abs. 1 zum Ende des Schuljahres abbestellen.
Der Anbieter ist bemüht, eine hohe Verfügbarkeit des Dienstes zu gewährleisten. Eine bestimmte Verfügbarkeit und bestimmte Reaktionszeiten schuldet der Anbieter nur, soweit sie in einem gesonderten Vertrag vereinbart sind. Geplante Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit im Voraus angekündigt.
Der Anbieter stellt dem Kunden auf Verlangen bis 30 Tage nach Vertragsende die eingegebenen Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zur Verfügung. Nach Ablauf dieser Frist löscht er sämtliche Daten des Kunden; Sicherungskopien werden spätestens 14 Tage danach gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.
Mit dem Erwerb einer Self-Hosted-Lizenz erhält der Kunde das nicht-exklusive, nicht übertragbare Recht, Schulwirken auf einem eigenen Server zu betreiben. Die Lizenz gilt jeweils bis zum Ende des Schuljahres (31. Juli); für den Beginn im laufenden Schuljahr und die anteilige Berechnung gelten Ziffer 4.2 Abs. 1 und Ziffer 6.2 entsprechend. Der Preis richtet sich nach der Schülerzahl des Kunden und entspricht dem Preis des passenden SaaS-Tarifs, mindestens jedoch 990 € je Schuljahr. Die Grenze des Tarifs wird in der Lizenz hinterlegt; Ziffer 4.4 Abs. 1 und 2 gelten entsprechend.
Die Self-Hosted-Lizenz berechtigt ausschließlich zum Betrieb für den eigenen Schulbetrieb des Kunden. Jede Nutzung der Lizenz zugunsten Dritter ist ausdrücklich untersagt. Dies umfasst insbesondere:
Eine Lizenz gilt für genau eine Domain. Der Lizenzkey wird bei der ersten Aktivierung an diese Domain gebunden und kann nicht auf eine andere Domain übertragen werden.
Die Self-Hosted-Lizenz verlängert sich nicht automatisch; Ziffer 4.2 Abs. 2 gilt nicht. Der Kunde muss die Lizenz vor Ablauf aktiv erneuern, um den Betrieb fortzuführen. Einer Kündigung bedarf es nicht. Nach Ablauf der Lizenz wechselt die Software in den Lesezugriff-Modus.
Updates für das Docker-Image werden vom Anbieter bereitgestellt, müssen vom Kunden aber eigenverantwortlich eingespielt werden. Der Anbieter ist nicht verpflichtet, ältere Versionen dauerhaft zu unterstützen.
(1) Es gelten die Preise der bei Vertragsschluss gültigen Preisliste. Die Vergütung wird je Schuljahr im Voraus berechnet. Die Zahlung erfolgt auf Rechnung per Überweisung; die Rechnung geht an die hinterlegte Rechnungsadresse.
(2) Bei der ersten Bestellung und bei später hinzugebuchten Leistungen stellt der Anbieter die Rechnung nach Vertragsschluss; sie ist innerhalb von 30 Tagen ohne Abzug zu zahlen. Beginnt der Vertrag zwischen dem 1. Mai und dem 31. Juli, ist die Rechnung für das erste berechnete Schuljahr frühestens zum 15. August zu zahlen. Der Anbieter schaltet die bestellte Leistung mit der Bestätigung der Bestellung frei.
(3) Die Rechnung für das folgende Schuljahr stellt der Anbieter im Juni. Sie ist innerhalb von 30 Tagen, frühestens jedoch zum 15. August, ohne Abzug zu zahlen. Die Nutzung bleibt während des Zahlungsziels uneingeschränkt möglich.
(4) Die Leistungen eines Schuljahres werden in monatlichen Teilleistungen erbracht; jede Teilleistung umfasst einen Kalendermonat. Für jede Teilleistung ist ein gesondertes Entgelt vereinbart. Es beträgt ein Zwölftel der Vergütung für das Schuljahr, bei anteiliger Berechnung nach Ziffer 6.2 die berechnete Vergütung geteilt durch die Zahl der berechneten Monate; Rundungsdifferenzen werden mit dem letzten Monat ausgeglichen. Die Zahlung nach Abs. 2 und 3 ist eine Vorauszahlung auf die Entgelte der einzelnen Teilleistungen. Die Rechnung führt jede Teilleistung mit Leistungszeitraum und Entgelt gesondert auf.
(5) Bei einer Self-Hosted-Lizenz wird der Lizenzkey abweichend von Abs. 2 und 3 nach Zahlungseingang aktiviert bzw. verlängert.
Beginnt der Vertrag im laufenden Schuljahr, wird der Preis anteilig für die verbleibenden Monate berechnet; ein angefangener Monat zählt voll. Beginnt der Vertrag zwischen dem 1. Mai und dem 31. Juli, wird erst das folgende Schuljahr berechnet (Ziffer 4.2 Abs. 1). Das gilt entsprechend für hinzugebuchte Add-ons und Speicherpakete.
Der Anbieter kann die Preise mit Wirkung zum Beginn eines Schuljahres ändern. Er teilt dem Kunden die neuen Preise spätestens bis zum 31. Januar vor diesem Schuljahr in Textform mit. Der Kunde kann den Vertrag dann nach Ziffer 4.3 Abs. 1 zum 31. Juli kündigen; darauf weist der Anbieter in der Mitteilung hin. Kündigt der Kunde nicht, gelten die neuen Preise ab dem Beginn des Schuljahres.
(1) Der Anbieter ist derzeit Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG und berechnet keine Umsatzsteuer; die angegebenen Preise sind Endpreise.
(2) Wird der Anbieter kraft Gesetzes umsatzsteuerpflichtig (insbesondere durch Überschreiten der Umsatzgrenzen oder durch eine Gesetzesänderung), erhöht sich das Entgelt für Teilleistungen ab dem Wirksamwerden um die gesetzliche Umsatzsteuer in der jeweils geltenden Höhe, frühestens jedoch ab dem ersten Tag des vierten Monats nach Zugang einer Mitteilung in Textform. Der Anbieter kann die Mitteilung vorsorglich abgeben, sobald die Steuerpflicht für das folgende Kalenderjahr absehbar ist; die Erhöhung tritt nur ein, soweit die Steuerpflicht tatsächlich entsteht. Eine bis zum Wirksamwerden der Erhöhung anfallende Umsatzsteuer trägt der Anbieter. Für bereits bezahlte Teilleistungen ab diesem Zeitpunkt stellt der Anbieter die Umsatzsteuer gesondert in Rechnung. Entfällt die Steuerpflicht später, entfällt die Erhöhung ab demselben Zeitpunkt; bereits gezahlte Umsatzsteuer für Zeiträume danach erstattet der Anbieter.
(3) Verzichtet der Anbieter freiwillig auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung, gilt die Erhöhung erst ab Beginn des nächsten Schuljahres, wenn die Mitteilung dem Kunden bis zum 31. Januar zugeht.
(4) Der Kunde kann den Vertrag in den Fällen der Abs. 2 und 3 in Textform mit Wirkung zum Tag vor dem Wirksamwerden der Erhöhung kündigen. Die Kündigung muss dem Anbieter vor dem Wirksamwerden zugehen; sie wird nur wirksam, wenn die Erhöhung eintritt. Im Voraus gezahlte Entgelte für die Zeit danach erstattet der Anbieter nach Ziffer 4.3 Abs. 4.
(1) Für Verträge, die vor dem 25. Oktober 2026 geschlossen wurden (Bestandsverträge), gelten bis zum 31. Juli 2028 die bei Vertragsschluss vereinbarten Preise (Preisliste 2026 einschließlich vereinbarter Rabatte) sowie die bei Vertragsschluss vereinbarten Laufzeit- und Kündigungsregeln fort, soweit die Parteien nichts anderes vereinbaren. Ist ein Add-on nach der Preisliste dieser Fassung günstiger, berechnet der Anbieter den günstigeren Preis; der Paketnachlass der aktuellen Preisliste gilt auch für Bestandsverträge.
(2) Für die Zeit ab dem 1. August 2028 unterbreitet der Anbieter Bestandskunden bis zum 31. Januar 2028 ein Angebot zu den dann geltenden Bedingungen.
(3) Bestehende Self-Hosted-Lizenzen können bis zum 31. Juli 2028 zum bisherigen Preis erneuert werden.
(4) Die bisherige Fassung dieser AGB (Stand April 2026) ist unter schulwirken.de/agb-2026-04.html abrufbar.
Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, den Zugang zum Dienst nach einer Mahnung in Textform mit einer Frist von mindestens 14 Tagen in den Lesezugriff-Modus zu versetzen, bis der ausstehende Betrag beglichen ist. Die Daten des Kunden bleiben in dieser Zeit erhalten und einsehbar.
Der Kunde verpflichtet sich:
Der Kunde ist für die im Rahmen seiner Nutzung verarbeiteten personenbezogenen Daten (insbesondere Daten von Lehrkräften, Eltern und Schülern) selbst verantwortlich und hat die Anforderungen der DSGVO einzuhalten.
(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang einer übernommenen Garantie.
(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht) ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.
(3) Der Anbieter haftet nicht für Datenverluste, die der Kunde durch fehlende eigene Datensicherung verursacht hat (insbesondere beim Self-Hosted-Betrieb), sowie für Ausfälle aufgrund höherer Gewalt oder sonstiger Umstände, die weder der Anbieter noch seine Erfüllungsgehilfen zu vertreten haben. Abs. 1 bleibt unberührt.
(4) Die verschuldensunabhängige Haftung des Anbieters für Mängel, die bereits bei Vertragsschluss vorhanden sind (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB), ist ausgeschlossen. Abs. 1 bleibt unberührt.
Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Betriebs von Schulwirken und der zugehörigen Website enthält die Datenschutzerklärung des Anbieters.
Soweit der Kunde über Schulwirken personenbezogene Daten verarbeitet, ist der Anbieter beim SaaS-Plan Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO. Die Parteien schließen dazu einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung (AVV); er ist Bestandteil jedes SaaS-Vertrags einschließlich der Testversion. Für die Testversion gilt der Vertrag über die Auftragsverarbeitung für die Testversion, den der Kunde bei der Registrierung annimmt.
(1) Der Anbieter kann diese AGB mit Wirkung für bestehende Verträge ändern, soweit die Änderung wegen einer Änderung der Rechtslage oder der Rechtsprechung, wegen technischer Weiterentwicklung oder zur Beseitigung von Unklarheiten erforderlich ist und das Verhältnis von Leistung und Gegenleistung nicht zum Nachteil des Kunden verändert. Preise, Laufzeit, Kündigungsfristen und der wesentliche Leistungsumfang können auf diesem Weg nicht geändert werden; für Preise gilt Ziffer 6.3.
(2) Der Anbieter teilt Änderungen mindestens zwei Monate vor ihrem Wirksamwerden in Textform mit und stellt die geänderten Regelungen den bisherigen gegenüber. Widerspricht der Kunde nicht bis zum Wirksamwerden in Textform, gelten die Änderungen als angenommen; darauf weist der Anbieter in der Mitteilung besonders hin. Widerspricht der Kunde, gilt der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen fort; der Anbieter kann ihn dann nach Ziffer 4.3 Abs. 2 kündigen.
(3) Die Mitteilung erfolgt per E-Mail an die vom Kunden benannte Ansprechperson und zusätzlich in der Anwendung. Der Kunde kann einer Änderung auch vor ihrem Wirksamwerden ausdrücklich zustimmen, auch in der Anwendung nach Ziffer 2 Abs. 3. Änderungen des Vertrags über die Auftragsverarbeitung richten sich nach dessen Regelungen.
(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).
(2) Erfüllungsort ist der Sitz des Anbieters. Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist der Sitz des Anbieters auch ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Vertrag.
(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.
(4) Der Anbieter darf den Vertrag einschließlich des Vertrags über die Auftragsverarbeitung mit allen Rechten und Pflichten auf ein Unternehmen übertragen, das den Betrieb von Schulwirken fortführt. Er teilt dies dem Kunden mindestens zwei Monate vorher in Textform mit; der Kunde kann den Vertrag dann in Textform zum Zeitpunkt der Übertragung kündigen.