WhatsApp an der Schule? Messenger und Datenschutz in NRW

Warum das Thema so heikel ist

Sobald eine Lehrkraft mit Eltern über ein Kind schreibt, geht es um personenbezogene Daten: Namen, Krankmeldungen, Verhalten, Noten. Die Schule ist dafür verantwortlich, dass diese Daten nach der DSGVO und dem Schulrecht des Landes verarbeitet werden. In NRW legt die VO-DV I fest, welche Daten Schulen verarbeiten dürfen und unter welchen Bedingungen.

Was gegen WhatsApp spricht

• Kein Vertrag. Setzt eine Schule einen Dienstleister für ihre Daten ein, muss er sie nach Weisung der Schule verarbeiten (§ 2 Absatz 3 VO-DV I, Art. 28 DSGVO). Mit dem Anbieter eines privaten Messengers hat die Schule keinen solchen Vertrag.
• Private Nummern. In einer Gruppe sieht jede Person die Handynummern aller anderen, auch die der Lehrkraft.
• Private Geräte. Schülerdaten auf dem privaten Handy einer Lehrkraft zu verarbeiten, braucht nach § 2 Absatz 2 VO-DV I eine schriftliche Genehmigung der Schulleitung, einen angemessenen Zugangsschutz und ist auf bestimmte Datenarten beschränkt.
• Keine Kontrolle. Wer die Gruppe verlässt, behält alle Nachrichten; Löschfristen lassen sich nicht durchsetzen.

Das Schulministerium NRW schreibt dazu in seinen Fragen und Antworten zum Datenschutz:

„Sofern personenbezogene Schülerdaten übermittelt werden, erfüllt WhatsApp diese datenschutzrechtlichen Voraussetzungen nicht.“ Und weiter: Eine Genehmigung für private Geräte „umfasst daher keine Korrespondenz, die über E-Mail-Dienste und Kommunikationsplattformen/-dienste erfolgt, die nicht von der Schule eingerichtet bzw. bereitgestellt wurden.“

Der Umkehrschluss: Dienstliche Kommunikation läuft über Kanäle, die die Schule selbst bereitstellt, etwa schulische E-Mail-Adressen, den LOGINEO NRW Messenger oder eine Schul-App, die die Schule beauftragt hat.

Was ein dienstlicher Messenger können sollte

1. Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) zwischen Schule und Anbieter.
2. Server in der EU, besser in Deutschland.
3. Anmeldung ohne private Handynummer.
4. Rollen und Rechte: Die Schule bestimmt, wer wem schreiben darf.
5. Mitglieder kommen aus der Schulverwaltung, nicht aus Einladungslinks.
6. Löschfristen, die die Schule festlegt.
7. Einfach genug, dass Eltern ihn wirklich nutzen.

Welche Wege es in NRW gibt

LOGINEO NRW Messenger

Das Land stellt öffentlichen Schulen, Ersatzschulen und den ZfsL den LOGINEO NRW Messenger samt Videokonferenz kostenfrei zur Verfügung. Er ist vor allem für die Kommunikation zwischen Lehrkräften und Schülerinnen und Schülern gedacht. Wer ihn bereits nutzt, hat für diesen Teil eine gute Lösung.

Eine Schul-App für die Elternkommunikation

Für Elternbriefe mit Lesebestätigung, Krankmeldungen, Klassen- und Elternchats bieten sich Schul-Apps an, die genau darauf ausgelegt sind. Achtet auf die Punkte der Liste oben und lasst euch den AVV vor dem Start vorlegen.

Elterngruppen der Klassenpflegschaft

Viele Klassen haben eine WhatsApp-Gruppe, die Eltern selbst gegründet haben. Die Schule sollte dort keine dienstlichen Informationen verteilen. Wer den Eltern eine Alternative bieten möchte, richtet einen Elternchat in der Schul-App ein, den die Klassenpflegschaft moderiert.

So löst es Schulwirken

Schulwirken ist eine Schul-App mit Klassenchat, Elternchat und Direktnachrichten, dazu Elternbriefe, Krankmeldungen und Klassenbuch. Die Anmeldung läuft über die E-Mail-Adresse, nicht über die Handynummer. Wer wem schreiben darf, legt die Schule je Rolle fest, und alte Nachrichten löscht Schulwirken nach der Frist, die ihr bestimmt. Die Daten liegen auf Servern in Deutschland; einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO samt technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOM) schließen wir mit eurer Schule, gern auch vorab zur Prüfung.

Quellen

• VO-DV I, § 2 (private Geräte, Auftragsverarbeitung) und § 9 (Fristen), BASS 10-44 Nr. 2.1
• Schulministerium NRW: LOGINEO NRW
• Schulministerium NRW: Fragen und Antworten zum Datenschutz

Vorschriften ändern sich. Maßgeblich ist die jeweils aktuelle Fassung; im Zweifel hilft die Schulaufsicht oder die bzw. der Datenschutzbeauftragte für eure Schule. Fehler gefunden? Schreib uns an hallo@schulwirken.de.