Aufbewahrungsfristen an Schulen in NRW

Worum es geht

Welche Daten von Schülerinnen, Schülern und Eltern eine Schule in Nordrhein-Westfalen verarbeiten darf und wie lange sie sie aufbewahrt, regelt die VO-DV I (BASS 10-44 Nr. 2.1). Die Fristen stehen in § 9. Sie gelten für Papierakten und für Dateien gleichermaßen. Für die Daten der Lehrkräfte gibt es eine eigene Verordnung, die VO-DV II (BASS 10-44 Nr. 2.2).

Die Fristen nach § 9 Absatz 1 VO-DV I

Wann die Frist beginnt

Die Frist läuft nicht ab dem Tag, an dem ein Dokument entsteht. Sie beginnt nach § 9 mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Akten oder Dateien abgeschlossen worden sind, jedoch nicht vor Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Schulpflicht endet.

Ein Beispiel: Ein Klassenbuch wird im Sommer 2026 abgeschlossen. Die zehn Jahre beginnen mit Ablauf des 31.12.2026; aufzubewahren ist es also bis Ende 2036. Bei Schülerakten kommt es zusätzlich darauf an, wann die Schulpflicht des Kindes endet.

Daten auf privaten Geräten

Hat die Schulleitung einer Lehrkraft erlaubt, Schülerdaten auf einem privaten Gerät zu verarbeiten (§ 2 Absatz 2 VO-DV I, mit schriftlicher Genehmigung), gilt für diese Daten nach § 9 Absatz 2 eine Aufbewahrungsfrist von einem Jahr.

Was nach Ablauf passiert

Unterlagen mit abgelaufener Frist sind nach § 9 Absatz 3 zuerst dem zuständigen Archiv zur Übernahme anzubieten. Erst was das Archiv nicht haben möchte, wird vernichtet oder gelöscht. Welches Archiv zuständig ist, erfahrt ihr beim Schulträger.

Praxis-Tipps für digitale Unterlagen

1. Einmal im Jahr aussondern. Ein fester Termin, etwa nach den Sommerferien, verhindert, dass Daten liegen bleiben oder zu früh verschwinden.
2. Fristen dort festhalten, wo die Dateien liegen. Ein Ordner „Zeugnislisten“ mit hinterlegter 10-Jahres-Frist ist leichter zu pflegen als eine separate Liste.
3. Nicht automatisch löschen, was ins Archiv gehört. Wegen der Anbietungspflicht braucht es vor dem Löschen einen Blick durch einen Menschen.
4. Klassenbücher als PDF sichern. Wer ein digitales Klassenbuch führt, legt die abgeschlossenen Jahre als Datei ab, damit die 10 Jahre unabhängig vom Programm eingehalten werden können.
5. Private Geräte regelmäßig leeren. Dort gilt nur ein Jahr.

So unterstützt Schulwirken

In der Dokumentenverwaltung stellt ihr je Ordner eine Aufbewahrungsfrist in Jahren ein, auf Wunsch mit Löschsperre bis zum Fristende. Nach Ablauf löscht Schulwirken nichts selbst: Die Dokumente erscheinen auf einer Liste „Zur Aussonderung“ und lassen sich als ZIP mit Anbietungsliste für das Archiv herunterladen. Das Klassenbuch lässt sich wochenweise als PDF sichern.

Wichtig: Schulwirken rechnet die Dokumentenfrist ab dem Jahr der letzten Fassung. Bei Schülerdaten beginnt die Frist in NRW aber erst mit Abschluss der Akte, frühestens mit dem Ende der Schulpflicht. Prüft das deshalb auf der Aussonderungsliste, bevor ihr löscht, und bewahrt bei Bedarf länger auf.

Quellen

• VO-DV I, Verordnung über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten von Schülerinnen, Schülern und Eltern (BASS 10-44 Nr. 2.1)

Vorschriften ändern sich. Maßgeblich ist die jeweils aktuelle Fassung; im Zweifel hilft die Schulaufsicht oder die bzw. der Datenschutzbeauftragte für eure Schule. Fehler gefunden? Schreib uns an hallo@schulwirken.de.