Hilfe

Dokumente (Add-on)

Zentrale Ablage für Protokolle, Konzepte, Formulare und Verträge, statt verstreut auf Netzlaufwerken, USB-Sticks und in privaten Clouds. Jede hochgeladene Fassung bleibt erhalten, Rechte lassen sich je Ordner vergeben, und Eltern oder Schüler sehen nur, was für sie freigegeben ist. Alles liegt unter Dokumente im Menü, die Verwaltung (Speicher, Papierkorb, Aussonderung) unter Verwaltung - Dokumente.

Dokumente sind als optionales Add-on verfügbar (+ 19 €/Monat bzw. + 190 €/Jahr) und können zu jedem SaaS-Tarif sowie zur Self-Hosted-Variante zugebucht werden.

Speicher und Zusatzpakete

Beim SaaS-Tarif richtet sich das Speicherkontingent nach der Tarifgröße: S 10 GB, M 25 GB, L 50 GB, XL 100 GB. Gezählt werden alle Fassungen, auch die im Papierkorb. Wie viel belegt ist, steht unter Verwaltung - Dokumente. Ist das Kontingent voll, nimmt Schulwirken keine neuen Dateien mehr an, bis Platz frei wird oder mehr Speicher dazukommt.

Mehr Platz gibt es in Speicherpaketen zu je 50 GB für + 5 €/Monat bzw. + 50 €/Jahr, beliebig viele und zu jeder Tarifgröße. Bestellt werden sie von Admins unter Abonnement. Bei einem Tarifwechsel bleiben gebuchte Pakete erhalten. Self-Hosted hat kein Kontingent, dort begrenzt nur der Platz auf dem eigenen Server.

Ordner und Grundstruktur

Beim ersten Öffnen legt Schulwirken eine Grundstruktur an, die sich danach frei anpassen lässt:

  • Kollegium - Lehrkräfte schreiben, die Verwaltung liest.
  • Verwaltung - nur für die Verwaltung.
  • Schulpflegschaft - Vorsitz der Schulpflegschaft und Lehrkräfte lesen.
  • Formulare & Ordnungen - Lehrkräfte schreiben, alle anderen lesen, auch Eltern und Schüler.
  • Klassen - für jede Klasse ein eigener Ordner, in dem die Lehrkräfte der Klasse schreiben. Neue Klassen bekommen ihren Ordner automatisch.
  • Vorlagen - Vorlagen für Seiten (siehe unten), vom Personal lesbar.

Unterordner legt an, wer im Ordner schreiben darf (Knopf Ordner). Die Ordner der Grundstruktur, also die oberste Ebene, die Standardordner und die Klassenordner, lassen sich dagegen nur mit dem Recht Verwalten umbenennen, verschieben oder löschen. So kann keine Lehrkraft versehentlich den Ordner „Kollegium“ umbenennen.

Rechte

Rechte vergibt man über das Menü eines Ordners, Eintrag Rechte. Es gibt drei Stufen:

  • Lesen - Dokumente ansehen und herunterladen.
  • Schreiben - zusätzlich hochladen, neue Fassungen, Unterordner anlegen, umbenennen, verschieben und in den Papierkorb legen.
  • Verwalten - zusätzlich Rechte ändern und die Ordner der Grundstruktur bearbeiten.

Ein Recht gilt für eine Rolle (z. B. alle Lehrkräfte), für die Lehrkräfte, Eltern oder Schüler einer Klasse, für den Vorsitz der Schulpflegschaft oder für eine einzelne Person. Unterordner erben die Rechte ihres übergeordneten Ordners und können eigene dazubekommen. Wird „Rechte vom übergeordneten Ordner erben“ ausgeschaltet, gelten nur noch die eigenen Einträge, etwa für einen vertraulichen Ordner innerhalb des Kollegiums. Admins und Personen mit dem Verwaltungsrecht Dokumente dürfen überall alles.

Beim Verschieben passt Schulwirken auf: Wer einen Ordner nicht verwalten darf, kann ihn nicht dorthin verschieben, wo mehr Personen Zugriff bekämen als bisher.

Hochladen, Fassungen und Vorschau

Dateien kommen über Hochladen in den offenen Ordner, am Computer auch per Ziehen und Ablegen aus dem Explorer oder Finder an eine beliebige Stelle im Fenster. Eine überarbeitete Datei kommt über Fassungen im Menü des Dokuments dazu: Dort entsteht beim Hochladen eine neue Fassung, und alle bisherigen Stände bleiben erhalten. Jeder lässt sich ansehen, herunterladen oder wiederherstellen.

Ein Klick auf ein Dokument öffnet die Vorschau direkt in der App. PDFs, Bilder und Textdateien werden angezeigt, Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien wandelt der Server dafür in ein PDF um. Aus der Vorschau heraus lässt sich eine Datei auch präsentieren oder auf einem gekoppelten Bildschirm zeigen (siehe Präsentieren). Beim SaaS-Tarif wird jede hochgeladene Datei auf Viren geprüft, bei Self-Hosted mit dem optionalen ClamAV-Container.

Am Computer lassen sich Dokumente und Ordner mit der Maus auf einen anderen Ordner oder auf einen Eintrag im Pfad oben ziehen. Danach erscheint kurz „Rückgängig“. Ein Rechtsklick auf eine Zeile öffnet dasselbe Menü wie der Knopf ⋮ am Zeilenende. Auf Handy und Tablet geht beides über das Menü.

Suche und Schlagworte

Die Suche findet Dokumente über ihren Namen, ihre Schlagworte oder den Namen ihres Ordners, in allen Ordnern, die man lesen darf. Schlagworte vergibt, wer schreiben darf, über den Menüeintrag Schlagworte, mehrere durch Komma getrennt (z. B. „Konferenz, 2026“). Sie erscheinen unter dem Namen; ein Klick darauf zeigt alle Dokumente mit diesem Schlagwort und lässt sich mit einem Suchtext kombinieren.

Seiten und Vorlagen

Für Protokolle und kurze Texte braucht es kein Office: Über Seite entsteht ein Dokument, das direkt in Schulwirken geschrieben wird, mit Überschriften, Listen, Tabellen und Häkchen-Listen. Jedes Speichern legt eine neue Fassung an. Hat jemand anderes inzwischen gespeichert, weist Schulwirken darauf hin, statt die Änderungen still zu überschreiben. Eine Seite lässt sich als PDF herunterladen.

Beim Anlegen kann man eine Vorlage wählen. Mitgeliefert sind „Konferenzprotokoll“ und „Dienstbesprechung“; weitere Vorlagen sind einfach Seiten im Ordner Vorlagen.

Abgabeordner

In einem Abgabeordner laden Eltern oder Schüler Dateien hoch, zum Beispiel Atteste oder unterschriebene Einverständniserklärungen. Jede Person sieht dort nur ihre eigenen Abgaben, das Personal sieht alle. Eltern mit mehreren Kindern wählen beim Hochladen das Kind. Erlaubt sind PDFs und Fotos (PDF, JPG, PNG, HEIC) bis 20 MB.

Eingerichtet wird er über das Menü eines Ordners, Abgabeordner einstellen: optional eine Abgabefrist, danach ist kein Hochladen mehr möglich, und bei einem Ordner in einer Klasse die Schalter „Eltern der Klasse“ und „Schülerinnen und Schüler der Klasse“, die das Hochladen freigeben. Lehrkräfte können das selbst für Unterordner in den Klassen, die sie unterrichten, zum Beispiel „Klassen / 3a / Einverständnis Ausflug“. Den Klassenordner selbst stellt nur ein, wer ihn verwalten darf.

Unter Abgegeben / fehlt steht je Kind der Klasse, ob schon etwas abgegeben wurde. Abgabeordner haben keine Unterordner. Liegen bereits Abgaben darin, kann nur noch schalten, wer den Ordner verwalten darf.

Benachrichtigen, verlinken und herunterladen

  • Leser benachrichtigen: Beim Hochladen lässt sich ankreuzen, dass alle, die den Ordner lesen dürfen, eine Push-Nachricht bzw. E-Mail bekommen. Jede Person kann das im Profil abschalten.
  • Verweise in Chat und Schulnachrichten: Über den Eintrag „Dokument“ im Anhang-Menü lässt sich auf ein Dokument verweisen, statt es als Kopie zu verschicken. Empfänger sehen immer die aktuelle Fassung. Dürfen einige Empfänger den Ordner nicht lesen, warnt Schulwirken und bietet an, die Datei stattdessen als Anhang zu senden.
  • Als ZIP herunterladen: Ein ganzer Ordner samt Unterordnern lässt sich als ZIP-Datei herunterladen, mit allem, was man darin lesen darf (bis 2 GB bzw. 2.000 Dateien).

Kenntnisnahme

Für Dienstanweisungen, Hygieneplan oder Datenschutzbelehrung kann man vom Personal eine Bestätigung einholen: Menü des Dokuments, Kenntnisnahme anfordern, Zielgruppe (alle Lehrkräfte, die Lehrkräfte einer Klasse, die Verwaltung oder einzelne Personen) und optional ein Datum „bis“. Die Empfänger bekommen eine Nachricht und bestätigen unter Zur Kenntnisnahme mit einem Klick. Gezählt wird nur dieser Klick, nicht das Öffnen. Kenntnisnahme auswerten zeigt, wer bestätigt hat und wer noch offen ist, und kann die Offenen erinnern. Nach einer neuen Fassung fordert man mit „Erneut anfordern“ bewusst noch einmal an. Die Nachweise werden nach drei Jahren gelöscht.

Wichtig: Eine solche Lesebestätigung eignet sich zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle und ist deshalb in der Regel mitbestimmungspflichtig. Die Funktion ist schulweit ausgeschaltet und wird unter Verwaltung - Einstellungen erst eingeschaltet, wenn der Personalrat zugestimmt hat. Eltern und Schüler können nicht Ziel einer Kenntnisnahme sein; für sie gibt es die Lesebestätigung bei Schulnachrichten.

Papierkorb

Gelöschte Dokumente und Ordner liegen 30 Tage im Papierkorb unter Verwaltung - Dokumente. Dort lassen sie sich wiederherstellen oder sofort endgültig löschen; nach 30 Tagen entfernt Schulwirken sie von selbst.

Aufbewahrungsfristen

Je Ordner lässt sich eine Aufbewahrungsfrist in Jahren einstellen (Menü des Ordners, „Aufbewahrungsfrist“). Sie gilt auch für Unterordner und beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die letzte Fassung eines Dokuments gespeichert wurde. Optional sperrt sie das Löschen bis Fristende, auch für Verwaltende und für den Papierkorb. Nach Ablauf löscht Schulwirken nichts selbst: die Dokumente erscheinen unter Verwaltung - Dokumente auf der Liste „Zur Aussonderung“. Kommen neue dazu, bekommen Admins und alle mit dem Recht Dokumente am Morgen einen Hinweis per Push und E-Mail (Schalter „Dokumente“ im Profil). Von der Liste lassen sie sich als ZIP mit Anbietungsliste für das zuständige Archiv herunterladen, als angeboten vermerken, löschen oder länger aufbewahren.

Welche Frist für welche Unterlagen gilt, regelt jedes Land selbst, und Schulwirken gibt bewusst keine Fristen vor. Maßgeblich sind die Datenschutz- und Verwaltungsvorschriften für Schulen deines Landes, in Nordrhein-Westfalen zum Beispiel § 9 der VO-DV I (Daten von Schülerinnen, Schülern und Eltern) und § 9 der VO-DV II (Daten der Lehrkräfte), beide in der BASS. In anderen Ländern helfen das Bildungsministerium, die Schulaufsicht oder das zuständige Landes- bzw. Kommunalarchiv weiter.

Achte beim Fristbeginn auf die Regeln deines Landes: Schulwirken rechnet ab der letzten Fassung. In Nordrhein-Westfalen beginnen die Fristen für Schülerdaten dagegen erst mit dem Ende des Jahres, in dem die Akte abgeschlossen wurde, frühestens mit dem Ende der Schulpflicht. Da Schulwirken nichts selbst löscht, prüfst du das vor dem Löschen auf der Liste „Zur Aussonderung“ und bewahrst Dokumente bei Bedarf länger auf.

Weitere Fragen? Schreib uns an hallo@schulwirken.de.