Raumplanung

Räume und buchbare Ressourcen (Tablet-Koffer, mobiler Beamer) an einer Stelle: Schulwirken zeigt, wann ein Raum durch den Stundenplan belegt ist, und lässt das Personal freie Zeiten buchen, ohne dass zwei Klassen im selben Raum landen. Die Seiten heißen Räume (für Lehrkräfte und Verwaltung) und Verwaltung - Räume & Ressourcen. Die Raumplanung gehört zum Grundumfang und kostet nichts extra. Eltern und Schüler buchen nicht; sie sehen den Raum an Terminen und beim Elternsprechtag.

Einschalten

Ein Admin schaltet die Raumplanung unter Verwaltung - Einstellungen im Reiter Funktionen ein. Danach erscheinen die Menüeinträge. Die Belegung durch den Unterricht berücksichtigt nur, was in Schulwirken im Stundenplan steht; ohne Stundenplan zeigt die Raumwoche nur Buchungen.

Wer ohne Admin-Rolle Räume pflegen und Anfragen freigeben soll, bekommt das Verwaltungsrecht Raumplanung (Verwaltung - Benutzer, siehe Benutzer & Rollen).

Räume und Ressourcen anlegen

Unter Verwaltung - Räume & Ressourcen legst du Räume an: Name, Art (Klassenraum, Fachraum, Computerraum, Sporthalle, Aula, Besprechungsraum, Sonstiges), Gebäude, Plätze und Ausstattung (zum Beispiel Beamer, Smartboard, PCs, Waschbecken). Ressourcen sind Dinge ohne festen Platz, etwa ein Tablet-Koffer oder ein mobiler Beamer; sie haben weder Gebäude noch Plätze.

Gleichzeitige Klassen: Wie viele Klassen zur selben Zeit im Raum Unterricht haben dürfen, zum Beispiel 2 für eine geteilte Turnhalle. Erst darüber meldet Schulwirken einen Konflikt.
Aktiv: Inaktive Räume sind nicht mehr auswählbar, ihre Einträge bleiben erhalten.
Löschen: Ein Raum, der im Stundenplan oder in Buchungen vorkommt, wird nur nach Rückfrage gelöscht; die Einträge behalten dann den Raumnamen als Text.

Wird ein Raum umbenannt, ziehen Stundenplan (laufendes und kommendes Schuljahr), Vertretungen ab heute und kommende Termine den neuen Namen mit.

CSV-Import

Im Reiter Import lädst du eine CSV-Datei hoch (UTF-8 oder Excel-Export, Trennzeichen Semikolon oder Komma, höchstens 1000 Zeilen und 1 MB). Dort gibt es auch eine Vorlage zum Herunterladen. Die Kopfzeile nennt die Spalten, ihre Reihenfolge ist egal:

Name (Pflicht), Kategorie (Raum oder Ressource), Art, Gebäude, Plätze, Ausstattung (mehrere mit Komma), Buchungsregel (Frei, Mit Freigabe, Gesperrt), Gleichzeitige Klassen, Notiz.

Vor dem Import zeigt eine Vorschau jede Zeile. Vorhandene Namen werden übersprungen und nie überschrieben; fehlerhafte Zeilen sind markiert und müssen in der Datei behoben werden. Ausstattung, die Schulwirken nicht kennt, landet in der Ausstattungsnotiz.

Freitexte aus dem Stundenplan übernehmen

Steht im Stundenplan bisher nur ein Raumtext, schlägt der Reiter Aus dem Stundenplan übernehmen die verwendeten Schreibweisen vor (auch aus Vertretungen ab heute). Je Vorschlag legst du einen neuen Raum an, ordnest ihn einem vorhandenen Raum zu oder lässt ihn aus. Angewendet wird alles auf einmal; danach sind die Einträge mit dem Raum verknüpft und Konflikte werden erkannt. Schreibweisen wie „R 101“ und „R101“ zählt Schulwirken als verschiedene Texte, die du demselben Raum zuordnen kannst.

Buchungsregeln

Jeder Raum hat eine Buchungsregel:

Frei: Die gewählten Rollen (Lehrkräfte, Verwaltung) buchen sofort, solange der Raum frei ist.
Mit Freigabe: Die Buchung ist zunächst eine Anfrage und belegt den Raum schon. Admins und Personen mit dem Recht Raumplanung geben sie frei oder lehnen sie mit Begründung ab.
Gesperrt: Nur Admins und Personen mit dem Recht Raumplanung buchen.

Admins und Berechtigte dürfen außerdem eine Buchung gegen Unterricht übersteuern und fremde Buchungen stornieren. Gebucht werden kann von heute bis zum Ende des folgenden Schuljahres, nur Montag bis Freitag.

Freie Räume finden und buchen

Unter Räume filterst du nach Art, Ausstattung und Plätzen und suchst für einen Tag und eine Stunde einen freien Raum. Ein Klick auf den Raum öffnet die Wochenansicht: Unterricht, Vertretungen, Entfall, Buchungen und schulfreie Tage auf einen Blick.

Pro Stunde: Klicke eine freie Zelle an und wähle von-bis (mehrere Stunden am Stück).
Pro Uhrzeit: Mit „Uhrzeit buchen“ gibst du Beginn und Ende frei an, etwa für den Nachmittag.
Anlass und Notiz helfen den anderen zu verstehen, wofür der Raum belegt ist.
Serien: Mit „Wiederholen“ buchst du jede oder jede zweite Woche bis zu einem Datum. Eine Vorschau zeigt die Termine; schulfreie Tage und Termine mit Konflikt werden übersprungen und aufgelistet.

Bei unklaren Zeiten (zum Beispiel fehlt die Stundenzeit) weist Schulwirken auf eine mögliche Überschneidung hin und fragt nach. Deine Buchungen und Anfragen siehst du im Reiter Meine Buchungen; sie erscheinen auch im Kalender.

Freigabe, Stornieren und Konflikte

Anfragen landen im Reiter Freigaben (mit Zahl am Reiter) und kommen als Push-Hinweis an alle, die freigeben dürfen. Bei einer Serie gibst du alle Termine auf einmal frei; Termine, die inzwischen mit Unterricht kollidieren, bleiben Anfragen und stehen im Ergebnis. Wer eine Anfrage gestellt hat, erfährt Freigabe oder Ablehnung per Push, die Begründung steht unter Meine Buchungen.

Eigene Buchungen stornierst du ab heute einzeln, ab einem Termin oder als ganze Serie. Admins und Berechtigte können auch fremde Buchungen stornieren, dann mit Begründung, die die buchende Person erhält.

Entsteht ein Konflikt nachträglich, etwa weil der Stundenplan geändert wird oder eine Vertretung den Raum wechselt, meldet Schulwirken ihn: im Reiter Konflikte des Stundenplans („Buchungen im Konflikt mit dem Stundenplan“), beim Speichern eines Stundenplan-Eintrags und im Vertretungsplan bei einer Raumänderung. Die Warnungen blockieren nichts.

Raum an Termin und Sprechtag

Beim Anlegen eines Schultermins oder Elternsprechtags wählst du den Raum aus der Liste. Bei eintägigen Terminen an einem Schultag reserviert Schulwirken den Raum gleich mit (Regel und Konflikte wie bei jeder Buchung). Bei ganztägigen oder mehrtägigen Terminen und an Wochenenden bleibt der Raum nur als Ort stehen. Ändert sich der Termin, wandert die Buchung mit. Beim Stornieren fragt Schulwirken, ob der Termin ebenfalls gelöscht werden soll. Eltern sehen den Raum im Kalender und beim Elternsprechtag.

Beim Buchen kannst du den Termin auch gleich im Kalender eintragen („Im Kalender eintragen“), sofern du Termine anlegen darfst.

iCal-Link und Türschild

Im Menü eines Raums in der Verwaltung erzeugst du einen iCal-Link. Er zeigt die Belegung der nächsten Wochen in jedem Kalenderprogramm, zum Beispiel als digitales Türschild oder für das Sekretariat. Der Link enthält nur Klasse, Fach beziehungsweise den Anlass, nie Namen von Lehrkräften oder Buchenden. Du kannst ihn jederzeit erneuern oder deaktivieren; der alte Link liefert dann nichts mehr.

Bildschirm „Räume heute“

Unter Verwaltung - Bildschirme lässt sich je Bildschirm die Kachel Räume heute einschalten. Ohne Auswahl zeigt sie die bestätigten Buchungen des Tages; wählst du bestimmte Räume, zeigt sie deren Tagesplan mit Unterricht, Buchungen, laufender Stunde und „Frei“. Es erscheinen nie Namen. Mehr zur Einrichtung: Bildschirme im Schulhaus.

Datenschutz und Löschfrist

Raumbuchungen enthalten, wer wann welchen Raum gebucht hat. Schulwirken löscht sie nach einer Frist, die du unter Verwaltung - Datenschutz einstellst (Vorgabe 12 Monate, gerechnet ab dem Buchungstag). Beendete Serien werden mit gelöscht; Termine und Sprechtage bleiben bestehen. Wird ein Konto gelöscht, entfallen seine Buchungen.

Weitere Fragen? Schreib uns an hallo@schulwirken.de.