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In 30 Minuten startklar

Diese Anleitung ist für die Person, die Schulwirken an der Schule einrichtet, meist Schulleitung oder Sekretariat. Du brauchst nur einen Browser und eine Liste der Kinder mit Klasse, zum Beispiel als Export aus dem Schulverwaltungsprogramm.

Alle Menüpunkte findest du links in der App unter Verwaltung. Du kannst die Schritte in beliebiger Reihenfolge machen und jederzeit unterbrechen.

1. Testzugang anlegen 2 Min.

Über Testversion starten wählst du Bundesland und Schule und gibst Name und E-Mail-Adresse ein. Du bekommst eine E-Mail mit einem vorläufigen Passwort und meldest dich damit an. Ändere das Passwort gleich unter Mein Profil (Personen-Symbol oben rechts). Die Testphase dauert 30 Tage und ist kostenlos.

2. Schule einrichten 3 Min.

Unter Verwaltung → Einstellungen:

  • Schulname prüfen und das Schul-Logo hochladen. Es erscheint in der App und auf den QR-Code-Briefen für Eltern.
  • Unter Aktive Features nur einschalten, was ihr nutzen wollt. Was aus ist, sehen Eltern und Lehrkräfte gar nicht. Du kannst das später jederzeit ändern.

3. Klassen anlegen 3 Min.

Unter Verwaltung → Klassen → Neu anlegen legst du jede Klasse mit ihrem Namen an (z. B. 1a, 2b). Das muss vor dem Import passieren: Der Import legt keine Klassen an und meldet Zeilen mit unbekannter Klasse als Fehler.

4. Kinder importieren 5 Min.

Unter Verwaltung → Kinder → Importieren lädst du eine CSV-Datei mit den Spalten Nachname; Vorname; Klasse hoch (Semikolon als Trennzeichen). Im Dialog gibt es eine Beispiel-CSV zum Herunterladen. Vor dem Speichern zeigt Schulwirken eine Vorschau und markiert fehlerhafte Zeilen.

Kinder brauchen kein eigenes Konto. Den Zugang haben die Eltern; ältere Schülerinnen und Schüler kannst du später über Als Schüler einladen zusätzlich einladen.

5. Lehrkräfte einladen 5 Min.

Unter Verwaltung → Benutzer hast du zwei Wege:

  • Einladen für einzelne Personen: Name, E-Mail, Rolle und bei Lehrkräften die Klassen.
  • Importieren für das ganze Kollegium: CSV mit den Spalten Nachname; Vorname; Klasse; E-Mail; Rolle; Kind-IDs. Für Lehrkräfte ist die Rolle Lehrer, mehrere Klassen trennst du mit Komma (1a,2b).

Importierte Konten bekommen noch keine E-Mail. Wenn alles passt, verschickst du die Einladungen gesammelt mit Alle einladen. Jede Person legt über den Link in der Mail ihr Passwort selbst fest; der Link ist 7 Tage gültig und lässt sich je Person neu senden.

6. Eltern registrieren lassen 5 Min.

Am einfachsten per QR-Code: Unter Verwaltung → Kinder → QR-Codes erzeugst du ein PDF für eine Klasse oder die ganze Schule, mit einer Seite je Kind und eurem Logo im Kopf. Die Klassenlehrkraft gibt die Blätter mit nach Hause oder verteilt sie am Elternabend.

  • Eltern scannen den Code mit dem Handy, legen ihr Konto an und sind sofort mit ihrem Kind verknüpft.
  • Jeder Code gilt 14 Tage und für höchstens zwei Elternteile. Ist er abgelaufen oder verloren, erzeugst du beim Kind einen neuen.
  • Alternative ohne Papier: Kinder mit Exportieren (mit IDs für Eltern-Import) herunterladen, die Eltern mit Rolle Elternteil und der Kind-ID im Benutzer-Import eintragen und einladen.

Weise die Eltern darauf hin, dass sie Schulwirken als App auf den Startbildschirm legen und Push-Benachrichtigungen erlauben können, siehe Als App installieren.

7. Rechte verteilen 3 Min.

  • Das Sekretariat bekommt die Rolle Verwaltung. Beim Bearbeiten des Benutzers wählst du unter Verwaltungsberechtigungen, welche Bereiche es betreuen darf, etwa Abwesenheiten, Nachrichten oder Kalender.
  • Weitere Schulleitungsmitglieder bekommen die Rolle Admin.
  • Unter Verwaltung → Chat-Berechtigungen legst du fest, wer wem schreiben darf, als Tabelle je Rolle, zum Beispiel ob Eltern untereinander schreiben dürfen.

Was jede Rolle darf, steht unter Benutzer & Rollen.

8. Erste Schulnachricht senden 2 Min.

Unter Nachrichten schreibst du einen Willkommensbrief an alle Eltern, gern mit Lesebestätigung. So siehst du gleich, wer schon dabei ist. Mehr dazu unter Schulnachrichten & Rückläufer.

Und danach?

Wenn die Grundlagen stehen, lohnt sich als Nächstes:

  • Ferien und Termine unter Verwaltung → Ferien & schulfrei und Termine, damit der Kalender vollständig ist.
  • Den Stundenplan eintragen, falls das Modul aktiv ist.
  • Löschfristen unter Verwaltung → Datenschutz prüfen; die Voreinstellungen passen für die meisten Schulen.
  • Eine kurze Einführung im Kollegium: Klassenbuch, Krankmeldungen und Chat sind in wenigen Minuten erklärt.

Weitere Fragen? Schreib uns an hallo@schulwirken.de.